Office Manager:in (50–100 %)

Zur Organisation unseres Büros suchen wir per 1. Januar 2027 eine zuverlässige Persönlichkeit, die den Überblick behält und gerne mitgestaltet.

Ihre Aufgaben

Office Management & Administration

• Organisation und Administration des Back-Office, Post- und Dokumentenmanagement

• Koordination von Terminen, Meetings, Workshops und Schulungen inkl. Teilnehmerbestätigungen

• Pflege der Kundendaten, Koordination von Kundenanfragen und externen Dienstleistern

• Unterstützung bei Offerten, Vertragsunterlagen und administrativen Prozessen

• Erste Anlaufstelle für IT-Anliegen in Zusammenarbeit mit unserem externen IT-Partner

• Pflege der Homepage sowie Organisation interner Anlässe

Assistenz der Geschäftsführung

• Aufbereitung und Versand von Unterlagen, Termin- und Reiseplanung

• Nachverfolgung von Pendenzen und Unterstützung bei Sonderprojekten

• Telefon und Erstkontakt für Kunden und Geschäftspartner

Rechnungswesen & Rechnungslegung

• Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung inkl. Fakturierung und Mahnwesen

• Vorbereitung des Zahlungsverkehrs, Handkasse und Spesenmanagement

• Aufbereitung von Belegen und Unterlagen

Personaladministration

• Pflege der Mitarbeiterdaten sowie Ferien- und Abwesenheitsverwaltung

• Organisation von Ein- und Austritten inkl. Einarbeitungsplänen

• Meldungen an externe Stellen (Pensionskasse, Versicherungen, Ämter)

• Mitwirkung bei der Optimierung unserer Personalprozesse

Projekte

• Mitarbeit bei Digitalisierungsprojekten (z. B. Dokumentenmanagement, Einführung von Monday)

• Aufbau und Pflege unseres Vorlagenmanagements

• Koordination der Marketingaktivitäten und Betreuung unseres Corporate Designs

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

• Mehrjährige Erfahrung im Office Management, in der Assistenz oder Personaladministration

• Sicherer Umgang mit MS Office; Kenntnisse in WordPress sind von Vorteil

• Selbständige, strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise

• Diskretion, Zuverlässigkeit und Freude am Kontakt mit Kunden und Partnern

• Sehr gute Deutschkenntnisse; Englischkenntnisse sind von Vorteil

• Ein Pensum von 50–100 %, abgestimmt auf Ihre Wünsche

• Einen vielseitigen Aufgabenbereich mit viel Eigenverantwortung und Gestaltungsspielraum

• Ein kollegiales Team mit flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen

• Einblick in ein spannendes regulatorisches Umfeld

• Zeitgemässe Anstellungsbedingungen